แจกแนวทางการบริหารจัดการทรัพย์สิน IT ในองค์กร (IT Asset Management) ให้มีประสิทธิภาพ

การบริหารจัดการทรัพย์สิน IT หรือ IT Asset Management (ITAM) คือ แนวทางปฏิบัติทางธุรกิจ ที่รวบรวมนำทรัพย์สิน ITภายในองค์กร มาจัดวงจรชีวิตการใช้งานว่าถูกนำไปใช้งาน บำรุงรักษา อัปเกรด และถูกนำไปกำจัดทิ้งเมื่อถึงเวลาหรือไม่ โดยคำนึงถึงความรับผิดชอบในการจัดการด้านการเงิน  การจัดการคลังสินค้า ด้านสัญญา และการบริหารความเสี่ยง เพื่อนำมาตัดสินใจในเชิงปฏิบัติและเชิงกลยุทธ์ต่อไป

ทรัพย์สิน IT ได้แก่อะไรบ้าง ?
เนื่องจากสภาพแวดล้อมทางด้าน IT มีความซับซ้อนและหลากหลายมากขึ้นตามการวิวัฒนาการของเทคโนโลยี เราจึงสามารถระบุได้อย่างง่ายๆว่า IT Asset หรือ ทรัพย์สิน IT ได้แก่

โครงสร้างพื้นฐานของฮาร์ดแวร์

• อุปกรณ์เครือข่าย,ศูนย์กลางข้อมูล และอื่นๆ ที่องค์กรของคุณได้ซื้อมาและดำเนินการอยู่
• ซอร์ฟแวร์ที่พัฒนาขึ้นเอง
• สิ่งที่พนักงานไอทีของคุณเขียนหรือสร้างขึ้นภายในองค์กรที่คุณเป็นเจ้าของ
• ใบอนุญาตซอฟแวร์
• หรือบางคนจะเรียกว่า Common off the Shelf (COTS) ซึ่งเป็นสิ่งที่บุคคลอื่นสร้างขึ้นและคุณได้ซื้อใบอนุญาตนั้นมาเพื่อใช้งานเป็นระยะเวลาหนึ่ง โดยใบอนุญาตเป็นทรัพย์สินไม่ใช่ซอฟแวร์
• อุปกรณ์ IT ขององค์กร
• เช่น คอมพิวเตอร์ จอภาพ เครื่องพิมพ์ โทรศัพท์ และอุปกรณ์ทาง IT อื่นๆ สำหรับผู้ใช้งานในองค์กร ซึ่งถือเป็นทรัพย์สิน IT ทั้งสิ้น แต่ถ้าหากเป็นอุปกรณ์ IT ของตัวพนักงานเอง (Bring Your Own Device) จะไม่จัดอยู่ในทรัพย์สิน IT ขององค์กร
• ข้อมูลดิจิทัลขององค์กร
• ข้อมูลนั้นถือว่าเป็นทรัพย์สิน IT ขององค์กรที่มีมูลค่าในการจัดการและดูแลรักษามากที่สุดตลอดวงจรชีวิตการใช้งาน

ทำไมการจัดการทรัพย์สิน IT ถึงสำคัญ?
เนื่องจากทรัพย์สิน IT ขององค์กรมีจำนวนค่อนข้างมาก รวมถึงมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงในการได้มาและการดูแลรักษา ด้วยเหตุนี้การจัดการทรัพย์สิน IT จึงมีบทบาทสำคัญในการช่วยบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อรองรับความต้องการของผู้ใช้และหน้าที่ทางธุรกิจ

เป้าหมายหลักของการจัดการทรัพย์สิน IT มีดังนี้

• เพื่อปฏิบัติตามนโยบายความปลอดภัยขององค์กรและข้อกำหนดด้านกฎระเบียบต่างๆ
• ปรับปรุงผลผลิตโดยการปรับใช้เทคโนโลยีเพื่อนำมาสนับสนุนความต้องการของผู้ใช้และธุรกิจ
• ลดจำนวนใบอนุญาตที่ไม่ใช้แล้ว และช่วยลดค่าใช้จ่ายต่างๆที่ไม่จำเป็น โดยการกำจัดหรือจัดสรรทรัพยากรและใบอนุญาติใหม่
• จำกัดงบส่วนเกินในการจัดการทรัพย์สิน IT

การจัดการทรัพย์สิน IT ตามรูปแบบของ IT Asset Lifecycle

• Plan (วางแผน)วางแผนด้านกลยุทธ์และการตัดสินใจ ว่าทรัพย์สิน IT ส่วนใดบ้างที่จำเป็นต่อองค์กร รวมถึงการจัดหาวิธีการใช้และวิธีการคืนทุน
• Acquire (ได้มาซึ่งทรัพย์สิน IT)การจัดซื้อทรัพย์สิน IT ผ่านการสร้าง, ซื้อ , เช่า และการออกใบอนุญาต
• Commission (การปฏิบัติการ)แนะนำทรัพย์สิน IT รวมถึงการติดตั้ง การทำงานร่วมกับส่วนประกอบอื่นๆ การสร้างกระบวนการดำเนินงาน การสนับสนุนและการจัดเตรียมการเข้าถึงให้กับผู้ใช้
• Maintain (การรักษา)ขณะที่เราใช้ทรัพย์สิน IT การบำรุงรักษา ซ่อมแซม และอัปเกรด อาจเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับผู้ใช้ รวมถึงช่วยยืดอายุการใช้งาน ลดความเสี่ยง และลดค่าใช้จ่ายในส่วนอื่นๆ
• Retire (การเลิกใช้ทรัพย์สิน IT)เมื่อทรัพย์สิน IT นั้นๆสิ้นสุดอายุการใช้งานแล้ว จะต้องถูกทำลายหรือถูกแทนที่ด้วยทรัพย์สิน IT อื่นๆ  รวมถึงการอัปเดตบันทึกทรัพย์สิน การยกเลิกข้อตกลงในการสนับสนุนต่างๆ การต่ออายุใบอนุญาต และการวางแผนทรัพย์สินทดแทน

ซึ่งทุกคนมีการจัดการกับความเปลี่ยนแปลงและมีมุมมองที่แตกต่างกันในการจัดการทรัพย์สิน IT ถ้าหากยืนอยู่บนพื้นฐานความเข้าใจในความเหมือนและความต่างของการตัดสินใจเลือก ดังนั้นเมื่อทรัพย์สิน IT ถึงเวลาสิ้นสุดการใช้งาน คุณจะมีวิธีที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณในการวางกรอบการจัดการทรัพย์สิน IT เพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้และองค์กรมากที่สุด

ประโยชน์ของการจัดการทรัพย์สิน IT

• แจ้งการจัดซื้อและการตัดสินใจในการปรับใช้ประโยชน์ที่สำคัญของการจัดการทรัพย์สินทาง IT คือการทำความเข้าใจว่าคุณมีทรัพย์สิน IT อะไรและใช้ทำอะไรบ้าง การจัดการทรัพย์สิน IT ที่ปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอและถูกต้องจะช่วยให้องค์กรสามารถประเมินการตัดสินใจซื้อ รวมถึงการเลือกผู้จำหน่ายทรัพย์สิน ITซึ่งไม่เพียงแค่พิจารณาจากราคาที่ซื้อ แต่ต้องคำนึงถึงคุณภาพของทรัพย์สิน IT นั้นๆ รวมถึงการบริการหลังการขาย อีกทั้งการจัดการทรัพย์สิน IT ยังช่วยในการตัดสินใจและหลีกเลี่ยงการซื้อทรัพย์สิน IT ที่ไม่จำเป็นมากเกินไป
• ความต่อเนื่องทางธุรกิจหากธุรกิจของคุณเกิดเหตุขัดข้องขึ้นมากลางคัน ข้อมูลทางทรัพย์สิน IT สามารถช่วยคุณประเมินผลกระทบที่จะเกิดขึ้น และช่วยตัดสินใจในการคืนค่าบริการให้กับผู้ใช้ได้
• การปฏิบัติตามใบอนุญาตและการสมัครสมาชิกหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับองค์กรไอทีสมัยใหม่คือการติดตามใบอนุญาตซอฟต์แวร์และการสมัครใช้งานระบบคลาวด์ที่อาจไม่ใช่ทรัพยากรที่องค์กรจำเป็นต้องใช้ ซึ่งถ้าหากไม่ปฏิบัติตาม จะไม่เพียงแต่เป็นความเสี่ยงทางกฏหมายและการเงินขององค์กรเท่านั้น แต่อาจก่อให้เกิดปัญหาทางค่าใช้จ่ายที่สูงเกินจะแก้ไขอีกด้วย
• ค่าใช้จ่ายในการเป็นเจ้าของ (Total Cost of Ownership)ค่าใช้จ่ายของทรัพย์สิน IT นั้นมีมากกว่าแค่การจ่ายเพื่อที่จะได้มาเท่านั้น แต่เพื่อสร้างมูลค่าให้กับทรัพย์สินนั้นๆ คุณจะต้องจัดการ อัปเดต และบำรุงรักษาตลอดอายุการใช้งานของมัน TCO คือการวัดค่าใช้จ่ายโดยรวมในการเป็นเจ้าของและดำเนินการทรัพย์สิน IT รวมถึงการจัดการ TCO อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการซื้อทรัพย์สิน IT ซ้ำซ้อนหรือค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ไม่จำเป็น
• การกำหนดมาตรฐานอุปกรณ์ IT และซอร์ฟแวร์ที่ไม่ได้มาตรฐานอาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายจำนวนมากต่อองค์กร ซึ่งอาจส่งผลถึงประสิทธิภาพของพนักงาน IT เนื่องมาจากการขาดความเชี่ยวชาญในการจัดการทรัพย์สิน IT ที่ไม่ได้มาตรฐาน ดังนั้นการตั้งมาตรฐานกับทรัพย์สิน IT ไม่เพียงแต่ทำให้พนักงาน IT มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่รวมถึงผู้ใช้ยังสามารถสร้างความคุ้นเคยกับระบบและข้อมูลที่พวกเค้าใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

การจัดการทรัพย์สิน IT กับ Asia Data Destruction
Asia Data Destruction (ADD) เป็นผู้นำด้านการจัดการทรัพย์สิน IT จนถึงการทำลายข้อมูลที่มีประสบการณ์มามากกว่า 10 ปี และมีลูกค้ามากว่า 500 รายที่เชื่อมั่นในความเชี่ยวชาญในการบริหารและจัดการทรัพย์สิน IT ภายในองค์กรของเรา

ซึ่งการจัดการทรัพย์สิน IT ของเรานั้น ได้ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของทรัพย์สินและข้อมูลของลูกค้าเป็นอย่างมาก รวมถึงการทำลายข้อมูลที่เป็นบริการหลักในธุรกิจของเรา ซึ่งถือเป็นกระบวนการสุดท้ายในการจัดการทรัพย์สิน IT (Retire) โดยได้รับรองมาตรฐานความปลอดภัยจากหน่วยงานระดับโลก

เรามั่นใจได้ว่าข้อมูลและทรัพย์สินของลูกค้าของเราทุกคนจะได้รับการปกป้องดูแลในทุกขั้นตอนเปรียบเสมือนเป็นข้อมูลของเราเอง

• ข่าวการจัดการคลังสินค้า
• ข่าวการบริหารจัดการ
• ข่าวบริหารจัดการ
• ข่าวคลังสินค้า
• ข่าวทางธุรกิจ